Eintragsformulare für Keepass erstellen und benutzen

Das letzte Mal hatte ich gezeigt, wie zusätzliche Einträge in Keepass gespeichert werden können. Diese Einträge werden nicht über die normale Eingabemaske hinzugefügt und es ist daher etwas mühsam, falls Bankkonten, Zugangsdaten für E-Mailkonten oder Softwarelizenzen eingefügt werden sollen.

Durch ein Plugin lässt sich Keepass allerdings so erweitern, dass alle zusätzlichen Daten übersichtlich in einer Eingabemaske dargestellt werden. Anhand einer selbst erstellten Vorlage für E-Mailkonten zeige ich, wie das geht.

Dies ist das Ziel:

keepass_eingabemaske_email

Vorbereitung

Als erstes benötigen wir das Plugin KPEntryTemplates (KPEntryTemplates-6.01.zip), welches ins Programmverzeichnis von Keepass entpackt wird. Das Plugin ist schon relativ alt, es funktioniert aber auch in der aktuellen Keepass-Version (2.23). Nach einem Neustart von Keepass ist es bereit.

Das Plugin arbeitet mit Vorlagen, in denen die jeweils benutzen Zusatzfelder einmal definiert werden. Für diese Vorlagen benötigen wir eine eigene Gruppe, die unter „Bearbeiten | Neue Gruppe“ angelegt werden kann. Diese Gruppe muss nun noch in den Datenbankeinstellungen bei „Datei | Datenbank-Einstellungen“ auf der Registerkarte „Erweitert“ als Vorlagengruppe gewählt werden:

keepass_eintragsvorlagen-festlegen

Vorlage erstellen

Nachdem die obigen Einstellungen gesetzt sind, kann es jetzt mit dem Erstellen der Vorlage losgehen. Diese Vorlage wird einmalig erstellt und kann danach beliebig oft benutzt werden.

In meinem Beispiel erstelle ich eine Vorlage für E-Mailkonten. Dazu erstelle ich zunächst einen neuen Eintrag in der Gruppe „Vorlagen„. In diesem Eintrag wechsele ich nun auf die neue Registerkarte „Template„, die sich links der Registerkarte „Eintrag“ befindet und definiere sie über die Schaltfläche „Init As Template“ als Vorlage:

keepass_als_template_festlegen

Nun wechselt die Ansicht und wir bekommen eine Listendarstellung, die zunächst nur die Überschrift und eine leere Zeile enthält. Ich hab das Ganze schonmal ausgefüllt und erkläre anschließend die Spalten:

keepass_fertiges_template

Title
Was hier drin steht, erscheint später auf der Eingabeseite als Text vor dem Eingabefeld.

Field
Hier wird definiert, welches Datefeld in Keepass für den Inhalt benutzt werden soll. Es können die Standardfelder von Keepass (Title, Username, Password, Password Confimation, URL, Notes, Override URL oder Expiry Date) benutzt werden oder mit „Custom“ die zusätzlichen.

Fieldname
Repräsentiert den Namen des benutzen Feldes. Bei Auswahl der Standdardfelder von Keepass wird hier der entsprechende Feldname automatisch eingetragen. Bei Auswahl eines „Custom“-Feldes müssen wir den Namen selbst vergeben. Es ist der selbe Name, wie bei den Zusatzfeldern, die auf der Registerkarte „Eigenschaften“ definiert werden können. Um bereits bestehende Felder einzubinden, reicht es, deren Namen anzugeben.

Type
Hier kann der Feldtyp angegeben werden. Es können Eingabefelder (Inline), Passwortfelder (Protected Inline), Popouts, Datums (Date), Zeit (Time), Datum & Zeit (Date Time), Checkboxen, Abschnittstrenner (Divider) oder Listboxen verwendet werden. Hier eine Übersicht, wie diese Felder später aussehen werden:

keepass_template_types

Opt
Für einige Feldtypen können weitere Attribute festgelegt werden. Bei „Inline“ und „Protected Inline“ die Anzahl der Zeilen und bei Listbox der Inhalt der Auswahlliste.

Tipps

Standardfelder verwenden – Ich empfehle für Benutzernamen und Passwörter, sowie URLs immer die Standardfelder von Keepass zu benutzen. Denn diese können später per Doppelklick aus der Liste der Einträge herauskopiert werden.

Abschnittstrenner nutzen – Bei vielen Einträgen helfen Abschnittstrenner (Divider), den Eintrag übersichtlich zu halten.

Reihenfolge der Felder ändern – Einfach mit der Maus in die richtige Position ziehen

Felder löschen – Einfach die Zeile mit der Maus anklicken und anschließende [Entf] drücken

Ist das Erstellen der Vorlage abgeschlossen, muss noch der passende Name der Vorlage vergeben werden. Dies geschieht über die Registerkarte „Eintrag“ in der Zeile „Titel„. Danach kann sie per Klick auf „OK“ gespeichert werden.

Vorlage benutzen

Um nun einen neuen Eintrag zu erstellen, reicht es aus, mit der Maus auf den kleinen Pfeil neben dem gelben Schlüssel zu klicken und die entsprechende Vorlage auszuwählen:

keepass_neuer_eintrag_von_vorlage

Wer nicht so genau zielen möchte, kann den neuen Eintrag natürlich auch weiterhin per [Strg] + [i] oder durch direkten Klick auf den gelben Schlüssel hinzufügen. Die passende Vorlage muss dann allerdings erst auf der Registerkarte „Template“ über die Schaltfläche „Set Template Parent“ ausgewählt werden:

keepass_vorlage_auswaehlen

Nun präsentiert sich die Vorlage in ihrer ganzen Schönheit und kann gefüllt werden:

keepass_eingabemaske_email

Um später an die Daten heranzukommen, kann entweder der Eintrag wieder geöffnet werden, um die Daten aus den Feldern herauszukopieren. Einfacher gehts aber über das Kontextmenü des jeweiligen Eintrags in der Liste und den Punkt „Benutzerdefinierten String kopieren„:

keepass_benutzerdefinierten_string_kopieren

Ich nutze die Vorlagen derzeit, um Ordnung in meine E-Mailaccounts und Bankkonten, FTP-Zugangsdaten und Softwarelizenzen zu bringen. Ich könnte mir aber auch vorstellen, eine Vorlage für wichtige Notizen zu erstellen. Welche Ideen für Vorlagen habt ihr denn?

Über den Autor

Michael Sonntag

Michael Sonntag schreibt hier über Tipps und Tools, um die tägliche, wiederkehrende Arbeit im Büro oder Homeoffice zu erleichtern. Mehr von Michael gibts u.a. auf PAPIERLOS LESEN.

23 Kommentare

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  1. Toralf sagt:

    Schön wäre es wenn sich Abhängigkeiten herstellen ließen. So würde die Auswahl des Mailproviders automatisch die Felder Posteingangs- u. Ausgangsserver, Ports u.Verschlüsselung vorbelegen.

  2. uwe sagt:

    Wäre der obige Vorschlag nicht eine tolle Sache für Autohotkey? Könnte mir vorstellen, dass das möglich wäre, die jeweiligen Felder dann je nach Provider automatisch zu bestücken. Möglich vielleicht über eine Dialogauswahl von Autohotkey. Nur so ein Gedanke, vielleicht fühlt sich Micha ja angesprochen und kann so was realisieren, fänd ich super.

  3. Andreas sagt:

    Klingt spannend!
    Stehen die veränderten Masken dann auch in der mobilen Version von Keepass (KeePassDroid, Keepass2Android) zur Verfügung?

  4. Philipp sagt:

    Nette Funktion. Habe das Plugin mal getestet.
    Beim Versuch einen Eintrag zu erstellen, hat sich das Programm abgeschossen, nachdem ich ohne eine Eingabe gemacht zu haben in den Reiter Eintrag wechseln wollte.

    Die Verwendung ist mir daher zu heikel bei solchen sensiblen Daten.

    • Michael Michael sagt:

      Ja, das Plugin ist diesbezüglich etwas buggy. Allerdings treten die Fehler nur beim Erstellen der Felder auf, wenn man nicht genau aufpasst. Ich verwende das Plugin schon seit ein paar Jahren und mir sind diesbezüglich noch nie Daten aus der Datenbank abhanden gekommen.

  5. Thomas sagt:

    Das sehe ich auch so. Das Plugin stürzt ziemlich heftig ab. Sogar schon beim Speichern der Einträge. Das wird so nichts. Ich glaube, da braucht es eine Verison des Plugins.

  6. Axel sagt:

    Hallo,
    wie/wo kann ich die zusätzlichen Felder mit der mobilen IOS Version auslesen?

  7. Peter sagt:

    Hallo Michael,
    vielen Dank für die Arbeit die Du dir hier gemacht hast. Mein EN ist zwar nicht so schlecht, jedoch lesen sich Tipps in Deutsch einfacher. Was mir noch fehlt ist ein ordentlicher Workflow zur Nutzung auf verschiedenen Rechnern + dem iPhone (ohne Dropbox) ..
    Grüße
    Peter

    • Michael Michael sagt:

      Mit den Applegeräten kenne ich mich nicht aus, ich weiß nur, dass man die Keepassdatei auf dem iPhone nur via iTunes hochladen muss. Welche anderen Wege es gibt, weiß ich nicht.

      • Peter sagt:

        Danke Dir! Bin gerade am anlegen … ca. 450 PW Kombinationen. Empfiehlst Du die Nutzung verschiedener Datenbanken?
        Grüße
        Peter

        • Michael Michael sagt:

          Wenn du geschäftlich von privat trennen willst, vielleicht. Ich hab alles in einer Datenbank, das lässt sich insgesamt leichter handhaben.

  8. Rainer sagt:

    Hallo Michael,
    kannst Du mir einen Rat geben:
    Wenn man einen Eintrag mit der re. Maustaste anklickt, öffnet sich ein Auswahlmenü. Der unterste Punkt heißt „Umordnen“. Das geht bei mir aber nicht, weil die entspr. Befehle inaktiv – also blass – sind. Wie kann ich das „Umordnen“ aktivieren?

    Gruß
    Rainer

  9. Ben sagt:

    hallo! zunächst mal danke für die super anleitungen. habe mich schon vor einiger zeit an das thema keepass herangewagt, doch bei einigen dingen ist es für mich besser, eine deutsche anleitung zu haben.
    ich habe nun mal ein paar vorlagen – ideen testen/umsetzen wollen.
    (adressen, ausweis-daten, software-notitzen, kundenkarten, versicherungsdaten, simkarten/pin/puk)
    funktioniert ja auch soweit ganz gut. probleme und abstürze bei benutzung des plugins konnte ich keine feststellen, vermutlich liegts an der neueren version?

    so nun zu meinem problem.
    ich möchte teile der daten ausdrucken.
    wie kann ich benutzerdefinierte felder für den ausdruck sortieren bzw selektieren, welche ausgedruckt werden sollen?
    Oder besser – kann man verschiedene druck-layouts erstellen?

  10. Frank sagt:

    Hallo Michael, hallo Ben,
    ich habe genau das gleiche Problem wie Ben. Vielleicht gibt es eine Lösung?!?!

    Michael, vielen Dank für die super Anleitung. Suche schon seit Jahern so ein Programm wie Keepass. Allerdings um eine Dokumentation für meine Kunden zu erstellen. Hier kann ich wunderbar einfach eine Baumstruktur nach Räumen, Standorten usw. erstellen und darin nach Vorlagen alles dokumentieren was ich brauche (PC, Montore, Telefon, Drucker, Software Lizenzen usw.). Klappt mit den Templates auch super. Das Einzige was mir fehlt ist ein vernünftiger Ausdruck. Kannst Du, bzw. ihr mir einen Tipp geben wie man die selbst definierten Felder in eine vernüftige Struktur bekommt. Die Standarddruckfunktion ist ein bisschen schwach auf der Brust.

    Gruß Frank

  11. Philipp sagt:

    Moin moin,

    mal ein kleiner Tipp zu den Druckeinstellungen. Sobald man den Menübefehl ‚Drucken‘ aufruft erscheint ein Fenster, in dem der Reiter ‚Layout‘ gewählt werden kann. Dort kann man schon mal durch Aktivieren der detaillierten Ansicht, benutzerdefinierte Felder zum Ausdruck freigeben.

    Einzelne Einträge (auch mehrere; Markierung mit Strg/Shift) sowie ganze Gruppen können mit einem Rechtsklick zum Ausdrucken gewählt werden. Bei den Einträgen versteckt sich der Druckbefehl in einem Untermenü (ausgewählte Einträge) im Kontextmenü.

    Manuelles Sortieren der Felder ist direkt in Keepass nicht möglich soweit ich weiß. Habe zumindest keine entsprechende Funktion entdeckt. Es gibt aber auch die Möglichkeit eine Datenbank zu exportieren. Um die Felder also für den späteren Ausdruck individuell anordnen zu können, empfehle ich euch einfach die Datenbank in Excel oder ein ähnliches Programm zu exportieren. Bin mir gerade nicht sicher, wie umfangreich die weitere Anpassung in Excel würde. Mit etwas Geschick sollte es aber keine allzu großen Umstände bereiten.

    Ich hoffe, dass reicht als Hilfestellung. Kann es mir sonst auch gerne nochmal genauer Anschauen und versuchen, für eure persönlichen Bedürfnisse eine geeignete Lösung zu finden.

    Gruß Philipp

    • Frank sagt:

      Hallo Philipp,
      vielen Dank für die Infos. So weit war ich auch schon, allerdings kann ich die ben. def. felder nur gesamt ausdrucken und nicht auswählen welche ich will. Aber die Idee mit Excel muss ich mir mal anschauen. Auf der anderen Seite missbrauche ich Keepass für eine IT-Doku ;-)

      Gruß Frank

    • Ben sagt:

      hallo philipp
      ebenfalls danke für die info

      die frage lautete, ob es möglich ist, (einfache) drucklayouts für keepass (benutzerdefinierte felder) zu erstellen,
      damit man sich die umwege über html- oder csv editoren sparen kann.

      speziell wenn man öfter etwas ausdrucken möchte/muss ist der aufwand, jedesmal alles anzupassen zu umfangreich und zeitaufwendig.

      ich habe die keepass foren durchsucht und wenn ich alles richtig verstanden habe, ist zumindest zur zeit nicht geplant etwas bezüglich layout-anpassbarkeit und sortiermöglichkeiten in keepass was über die bereits vorhandenen möglichkeiten hinausgeht, zu integrieren. obwohl sich einige user so ein feature wünschen.

      eine remember-funktion für layout-einstellungen für bestimmte gruppen oder einträge habe ich ebenfalls erfolglos gesucht.

      keepass legt eben hauptaugenmerk auf passwort-verwaltung-erstellung und (automatische)passwort-ausfüllmöglichkeiten in diversen anwendungen.
      tools für andere themenbereiche (pc-inventory, kontaktdatenverwaltung..) gibt es genug, auch open source und portabel.
      viele sind aber leider nicht plattformübergreifend.

      für die paar dinge die ich mir merken soll/will möchte ich eben nur EIN programm nutzen. hier bietet sich keepass an und mit einer besseren druckfunktion hinsichtlich layout würde es für meine anforderungen genügen.

      lg
      ben

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